Kontrola zaczyna się przy zamówieniu
Osoba przyjmująca towar musi wiedzieć, co zostało zamówione: produkt, ilość, jednostkę, cenę i uzgodniony zamiennik. Bez dostępu do zamówienia może jedynie porównać paczki z fakturą, a faktura może powielać ten sam błąd.
Warto ograniczyć zamówienia ustne i wiadomości rozproszone między kilkoma osobami. Jedno źródło informacji zmniejsza ryzyko podwójnego zamówienia i ułatwia reklamację.
Co sprawdzić przy przyjęciu
- zgodność produktu, marki lub uzgodnionego standardu,
- ilość, jednostkę i wielkość opakowania,
- masę netto po odjęciu tary,
- temperaturę produktów wymagających chłodzenia,
- stan opakowań, jakość i termin przydatności,
- cenę, rabat i ewentualne opłaty dodatkowe.
Zakres kontroli powinien zależeć od ryzyka. Nie każda dostawa wymaga tej samej liczby pomiarów, ale towary drogie, szybko psujące się i często reklamowane wymagają większej uwagi.
Waga, tara i jednostki
Produkty na wagę powinny być sprawdzane na sprawnej wadze, z uwzględnieniem pojemników, lodu, zalewy lub opakowania. Przy produktach sprzedawanych w sztukach trzeba potwierdzić, czy dokument dotyczy sztuki, opakowania czy kartonu.
Błędny przelicznik przy przyjęciu przechodzi później do magazynu, receptur i inwentaryzacji. Problem, który wygląda jak strata produkcyjna, może więc powstać już na dokumencie dostawy.
Kto może przyjąć i odrzucić dostawę
Procedura nie działa, jeśli pracownik nie wie, czy może odmówić przyjęcia produktu albo wpisać uwagę na dokumencie. Trzeba wskazać osoby odpowiedzialne, zakres ich decyzji i sposób eskalacji, gdy dostawa przyjeżdża w godzinach szczytu.
Rejestruj rozbieżności i wracaj do dostawców
Pojedyncza reklamacja nie pokazuje wzorca. Prosty rejestr powinien zawierać datę, dostawcę, produkt, rodzaj różnicy, wartość oraz sposób zamknięcia sprawy. Po kilku tygodniach widać, które problemy są powtarzalne i ile faktycznie kosztują.
- porównaj dostawę z zamówieniem,
- sprawdź dokument i produkt,
- zapisz odchylenie przed podpisaniem odbioru,
- oddziel towar zakwestionowany,
- dopilnuj korekty lub wymiany,
- analizuj powtarzalne różnice.